技術文章 » 怎樣做一個好的彙報

怎樣做一個好的彙報

2023-09-12 12:00:40

怎樣做一個好的彙報/展示（How to do a successful presentation/How to speak）

今天要談的話題是怎樣做一個好的彙報展示。之所以寫這篇文章是因為筆者這段時間經常要做答辯或者面試。面試內容常常是給定某篇論文做一個彙報，或者給定某個開放性的話題做一個學術報告。在這個過程中筆者積累了一些個人經驗。而且隨著個人發展的深入，能做出優秀的成果固然重要，能充分表達自己的「優秀」也是科研狗們必須具備的能力之一。因此，我寫作這篇文章並把它作為個人階段性的一個總結。

一、 內容組織與時間分配

需要注意的是，這部分內容並不侷限於必須要使用PPT的場景，對於其他場景比如口頭彙報也適用。

1. Introduction

引入部分的核心在於作出PROMISE,也即讓聽眾迅速跟上彙報者的節奏，讓他們瞭解到可以從彙報中得到什麼。彙報者在這一個階段應該依據聽眾的型別（領域內或領域外，教育程度低或高）， 以最適合聽眾的方式傳達出自己彙報的主體內容。一般來說，引入部分佔整體時間的10%-20%。例如，對於一段十五分鐘的彙報來說，引入部分一般應該在2~3分鐘

在引入部分常常有如下的注意點：

  1. CIRCLE：有時候我們可以反覆提到自己的主要觀點，以加深印象

  2. BUILD FENCE： 對於偏科研創新的分享，一個很重要的點在於我們要在一開始就說明自己和他人工作的差別在哪，創新點在哪，這樣聽眾才不會把你的工作和其他人的工作混淆，也能更好的領會到彙報的重點

  3. VERBAL PUNCTUATIONS: 彙報的內容最好做到有層次，這樣聽眾能更好的瞭解到彙報途中哪裡是一個觀點收束的地方，自己能夠在哪個地方稍微放鬆精神休息一下。在一開始列出Outline 是這一要點的一個很好的範例。例如以下的這張PPT

  4. QUESTION: 有時候在一開始丟擲一個疑問也是不錯的引入方式

2. Body

在彙報的主體部分，我們針對之前引入的主要觀點做闡釋和論證。這一部分的時間並沒有一個固定的比例，具體怎麼分配得考慮到採用什麼樣的結尾，如果你有一個很不錯的結尾昇華的想法，那麼這一部分儘量做到平順準確，時間不必太長；如果採用一個比較簡單的結尾方式（例如「總之」、「結論是」），那麼這一部分應該佔較長的一部分時間。

在這個過程中主要有以下的注意點：

  1. Abbreviate the Methodology: 我們應該儘量用簡單明瞭的語言講明自己的方法論（除非這部分創新度很高值得花時間闡述），而不要嘗試去說明每一個細節。細節太多隻會讓人覺得不知所云。
  2. Concentrate on results, and their significance： 彙報的重點應該聚焦在這個工作產生的結果以及它們的重要性在哪,大多數時候，人們更期待能夠聽到你的工作實現了怎樣的效果，重要性或者新意度主要在哪個地方，能夠被用來解決怎樣的問題，下一步應該怎樣發展，而不是聽一個人在講臺上自娛自樂的炫技。
  3. Explain Cool Stuffs： 在彙報的時候展示一些比較酷炫的demo往往會很好的鼓舞到聽眾，給他們留下較為深刻的印象。某種意義上也就是說，好的視覺化（CG或者實物）有時候勝過一千句話。

3. Summary

怎樣結束一個彙報實際上往往是大家比較熟悉的內容。這一部分的作用主要是回顧自己彙報的內容（Recap what you told them）以及向觀眾強調彙報的重要之處（Three points audience should remember）。接下來重點介紹一些好的結束方式與不好的結束方式

3.1 Final Slide

如果採用PPT彙報，那麼結束時往往對應最後一頁PPT

  1. 不好的結束頁（這些結束頁往往用一些沒有很大意義的話語結尾（Thank you； Thank you for listening；聯絡方式； 詢問觀眾是否還有問題），而實際上這樣結尾往往隱含著自己對彙報內容缺乏信心，因此聽眾是付出很大努力在聽而不是被報告的內容自然吸引的意思：

  2. 較好的結束方式

    • 以一個有趣的圖片結尾：

    • 以一些發散性的思想或者後續工作的方向結尾

3.2 Final Words

如果不是採用PPT彙報，而是口頭講述，那麼最後該怎樣組織語言呢？ 同理，我們最好不要採用 Thank you 或者 Thank you for listening 這樣的話語結尾，轉而我們可以嘗試開一個玩笑(Tell a joke)。之所以選擇開玩笑是因為聽眾在經過一段時間的彙報過後，對於你的聲音特點，講述方式已經有了充分的瞭解，這個時候開玩笑，聽眾能夠更好的瞭解到笑點。因此這種方式既可以起到活躍氣氛的作用，也可以幫助他們更好的把握彙報的內容。

另外一種很好的結束方式就是向聽眾致敬 ，Solute the audiences（可以是致以敬意、號召行動或者表達期待）。比方說:「通過今天我的講述，你已經知道了大語言模型的基本原理，所以我完全可以期待你能夠探索出有趣的玩法並和我分享」。這樣的結束方式，本質上是在彙報內容和聽眾之間建立一種聯絡。

二、 Slides/PPT相關

PPT是現代彙報的一個重要工具。一個好的科學彙報的PPT往往遵守一些共性的原則:

  1. Always display something when you speak. :PPT 應該避免白頁，應該儘量讓PPT內容和所講內容相互印證

  2. 時間分配上，一般按照一頁PPT一分鐘的標準進行內容編排，例如對於一段15mins的彙報，一般準備15頁

  3. PPT上正文的最小字號一般為14 points ，標題的最小字號一般為48 points。 之所以這樣安排，是因為我們應該保證即使在彙報地的最後一排的聽眾依然可以做到清晰的閱讀

  4. 一個好的PPT應該適當的使用顏色來突出自己想要表達的內容，但使用顏色也要節制：

  5. Key words only, no complete sentences： 設想一種最壞的情景： PPT上全是字，彙報者完全照著念。這種情況下，反而不是PPT的存在失去了意義，而是講解者的存在失去了意義。聽眾只會認為講解者的講解分散了他們閱讀PPT時的注意力。因此，一個好的PPT應該儘量避免完整的句子，而應該 Key words only

  6. Always point out and explain what you want the audience to see： 很多人在PPT上堆砌較多內容，在講解時也不做具體的指向，聽眾往往聽的不知所云。因此，好的講解習慣應該是指向性的，能夠聚焦聽眾的注意力。可以在PPT上使用箭頭等顯式的標識，或者採用「請看這張圖片」這種語言引導。

  7. No slides of only equations: 只有公式的PPT是非常無聊的，在某種意義上也不能幫助聽眾做到更好的理解。

  8. Never photocopy from books without magnification and emphisis: 參照網站、文章或者書本中的圖片或者觀點一定要註明出處和來源，未加標註的參照嚴格意義上講是一種學術不端行為。

  9. Title each slide: 一般情況下，推薦每一頁PPT都要有Title，注意Title的字號和位置

  10. Number your slides: 注意好的彙報PPT應該要有頁碼

  11. Final slides: 在上一部分談到過，應該儘量為有趣的圖片或者總結，不要僅僅只是 Thank you

  12. Graphic： 圖片應該儘可能地填充滿整頁PPT（同時避免覆蓋Title）

  13. 如果做一個較長的彙報，除了開頭應該列出相關的Outline之外，在每一個部分開始前我們也可以列出這一部分的更詳細的Outline。當然這一點在很多PPT模板中都有體現

三、 Presentation skills 以及一些相關的準備工作

1. Place && Time

一般而言，彙報的地點如果可選的話，應該儘量選在光線良好，彙報設施完備，人員承載量大的地點

同樣的， 彙報的時間如果可選的話，應該儘量避開餐後的時間，一般以上午11點左右為宜

2. REHEARSE！ REHEARSE！ REHEARSE！

如果這篇文章所介紹的技巧只能留下一個，那麼預演絕對是最重要的那一個。在完成一個彙報之前，我們首先可以自己到彙報地點做預演，可以採用錄影的方式觀察自己的肢體語言，推敲自己的用語是否合適，判斷彙報內容時間分配上是否合理； 在自己預演之後，我們也應該向周圍人做預演，比如說自己的朋友，同事，小組的成員，他們往往也能針對彙報的內容提出許多建設性的意見。要注意的是，預演最重要的作用在於合理調整彙報的節奏，當發現時間不足的時候，我們應該精簡彙報的材料，而不是提高自己的語速

3. 常見的一些問題

  • Too much materials ： 不要準備過多的材料，當時間短缺的時候，應該精簡材料，只留下必要的那部分，而不應該提高語速
  • 表達技巧上的問題
    • 言語上：使用太複雜的專業術語，使用長難句，使用過於正式的書面用語； 語速過快，語調變化過於劇烈（尤其是一句話剛開始的時候升調，結束的時候降調）
    • 行為上：講話的時候不面向觀眾，沒有眼神交流，在使用PPT做講解的時候沒有明確的指出講解的部分；著裝不合適，儀態過於誇張

4. 要合理的使用工具

在預演踩點的情況下，我們應該瞭解到有哪些可用的工具：比如演示板，投影儀，教具或者一些實物模型（我們自己也可以製作一部分），在彙報的時候也應該充分利用不同的工具

四、 總結

最後，在瞭解到如此之多的注意點之後，怎樣才能做一個成功的彙報呢？我會這樣概括：

  • REHEARSE！：充分預演是彙報成功最重要的因素
  • SPEAK！：要充分探索自己語言表達的技巧
  • PRACTICE！： 只有珍惜每一次彙報的機會，多彙報，常彙報，才能讓自己的彙報能力得到提高