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Excel 製作視覺化看板的思路及操作

2023-03-07 15:00:51

以製作生產質量資料視覺化看板為例，介紹用excel製作視覺化看板的思路以及資料透視表、Vlookup、sumif、rank等常用函數的用法。主要參考文章，我補充資料並完善了製作視覺化看板的思路，下面內容是對視覺化看板選擇性的復現。開源的資料和excel檔案見文末。

目錄

一、完成效果圖

二、製作視覺化看板的思路

  • 確定視覺化看板的內容和排版佈局。

    • 確定需要展示的內容（圖表的標題和展示欄位或者形式）
    • 確定看板的排版和佈局（顏色、每個模組的大小等）

  • 資料加工

    • 第一次處理：整理《原始資料》，增加多個欄位並建立表，形成《生產質量資料表》。
    • 第二次處理：根據展示內容在《生產質量資料表》中插入《資料透視表》，並選擇適當的切片器。
    • 第三次處理：基於《生產質量資料表》和《資料透視表》進行資料的統計彙總，完成《統計表》。

  • 資料呈現

    • 將《統計表》中彙總的表格資訊以表格或者圖形的形式呈現到視覺化看板中。

三、製作視覺化看板

1. 視覺化介面的排版佈局

1.1 確定視覺化介面的內容

目標：製作生產質量視覺化看板。

原始指標：《原始資料》表中欄位為專案名、生產車間、負責人、生產數量、不合格數量、生產日期。

展示內容：

1、靜態【年表】各專案這一年的生產情況——每個專案的生產數量、不合格數量、合格率，並排名。

2、靜態【季度表】各季度的生產情況——每個季度的生產數量、不合格數量和合格率。

3、動態【月表】每個月的生產情況

  • 車間——每個車間的生產數量及排名。
  • 負責人——每個負責人的負責的生產線出現的不合格數量及佔比。
  • 每日——每天進行生產的生產線的合格率及佔比。

根據內容增加指標：合格率、月、日、季度。

確定資料透視表的展示項：日、月、負責人、專案、生產車間。

確定資料透視表的求和項：生產數量、不合格數量。

確定每個統計表的標題和欄位：

1、年表：

  • 標題：全年資訊彙總（按專案合格率排名）；
  • 欄位：專案名、生產數量、不合格數量、合格率、排名；

2、季度表：

  • 標題：X季度；
  • 欄位：生產數量、不合格數量、合格率；

3、月表：

  • 標題：X月 生產車間不合格數量排名；
  • 欄位：排名、生產車間、不合格數量。
  • 標題：X月 負責人不合格數量佔比；
  • 欄位：負責人、生產數量。
  • 標題：X月 每日合格率統計；
  • 欄位：日、生產數量、不合格數量、合格率、輔助列。

1.2 視覺化介面排版的思路

關鍵：分析邏輯清晰，明確要展示的內容，有主次之分。

  • 排班佈局要合適，將重點集中在看板中關鍵區域。
  • 利用有限的頁面展示更多內容，所以佈局要均勻，比如說頁面左右對稱等。
  • 圖表顏色舒適。可以在大作或者小紅薯上面找些圖片模板做參考。
  • 展示的圖表不要過於複雜，儘量選擇常見的柱形圖、扇形圖、折線圖等。因為越簡單的圖表越容易解讀。

1.3 按照內容設計視覺化介面的排版

1.3.1 設定看板底色

選中表格區域填充。這裡填充為藍色（#203764）。

1.3.2 視覺化介面的佈局

將要展示的資訊按區域劃分。方便後面資料的輸出展示。對應區域用深藍色（#021A3C）填充。調整格式並輸入文字，最終頁面如下：

2. 原始資料的處理

開啟《原始資料》工作表（該工作表相當於資料庫，用來存放原始資料），拿到原始資料後，為給資料看板提供展示的資料，需要對資料做一些處理，在這裡我們利用公式計算出生產的合格率、月、日、季度。

在表格中輸入列名：合格率、月、日、季度後利用公式計算出數值，再利用快捷鍵「CTRL+T」建立表，將表名重新命名為《生產質量資料》。

計算公式如下：

1、合格率計算公式：=TEXT(((C2-D2)/C2)*100,"0.00")&"%"
2、月份計算公式：=MONTH(F2)
3、日計算公式：=DAY(F2)
4、季度計算公式：=CHOOSE([@月],1,1,1,2,2,2,3,3,3,4,4,4)

有了上面的資料，接著我們使用資料透視表對資料進一步處理。

3. 建立資料透視表

很多統計都可以基於資料透視表完成，所以在對原始資料處理之後，使用資料透視表完成視覺化看板的動態部分。

  • 選擇《生產質量資料》表，插入資料透視表。

  • 彈出的對話方塊點選確定，並將新的表格命名為《資料透視表》。

  • 在資料欄位列表區域按下圖拖動欄位到對應位置。

  • 新增切片器：將月份欄位新增為切片器（這樣便可通過選擇月份任意顯示對應月份的資料）。

切片器樣式的設計參考Excel切片器怎麼修改顏色?

4. 統計資料

4.1 獲取年度資料統計表

新建一個用於存放統計資料的sheet表，命名為統計表。

輸入專案名、生產數量、不合格數量、合格率、排名之後，利用快捷鍵「CTRL + T」建立表，重新命名為表1。通過sumif函數對原始資料表進行資料彙總並計算合格率。再通過rank函數進行排名。

計算公式如下：

1、生產數量公式：=SUMIF(生產質量資料!$A:A,[@專案名],生產質量資料!$C:C)；
2、不合格數量公式：=SUMIF(生產質量資料!$A:A,[@專案名],生產質量資料!$D:D)；
3、合格率公式：=((B3-C3)/B3)*100
4、排名公式：=TEXT(RANK([@生產數量],[生產數量]),"0")

4.2 獲取季度資料統計表

在統計表中通過公式獲取《生產質量資料》每一個季度的資料統計。輸入季度、生產數量、不合格數量、合格率之後，利用快捷鍵「CTRL + T」建立表，重新命名為表2。

計算公式如下：

1、一季度生產數量公式：=SUMIFS(生產質量資料!$C:C,生產質量資料!$J:J,1)。其他季度只需修改公式中的數位1為對應季度即可。
2、一季度不合格數量公式：=SUMIFS(生產質量資料!$D:D,生產質量資料!$J:J,1)。其他季度只需修改公式中的數位1為對應季度即可。
3、合格率可直接根據生產數量和不合格數量直接獲得：=TEXT(((B17-C17)/B17)*100,"0.00")&"%"。

4.3 獲取車間不合格數量排名統計表

輸入生產車間、不合格數量、排名之後，利用快捷鍵「CTRL + T」建立表，重新命名為表3。通過 sumif 函數對《資料透視表》中不合格數量求和統計再通過rank函數進行排名統計：

計算公式如下：

1、不合格數量計算公式：=SUMIF(資料透視表!$A:A,[@生產車間],資料透視表!$C:C)。
2、排名計算公式：=TEXT(RANK([@不合格數量],[不合格數量]),"0")。

4.4 獲取負責人不合格數量統計表

輸入負責人、不合格數量、佔比之後，利用快捷鍵「CTRL + T」建立表，重新命名為表4。通過sumif函數對《資料透視表》中不同負責人的不合格數量進行求和統計：

求B43：選中之後使用「Alt + +」快捷鍵求和。

計算公式如下：

1、不合格數公式：=SUMIF(資料透視表!$A:A,[@負責人],資料透視表!$C:C)。
2、佔比公式：=[@不合格數]/$B43*100 （B43為不合格總數）。

4.5 獲取每日合格率統計表

在「統計表」工作表中手動輸入藍色區域的文字，方便統計指定月份每日資料。之後按照公式求某個月每日的生產數量、不合格數量、合格率。

計算公式如下：

1、在生產數量位置輸入公式：=SUMIF(資料透視表!$A:A,B49,資料透視表!$B:B) 將公式向右拉動填充至31位元置；
2、在不合格數量位置輸入公式：=SUMIF(資料透視表!$A:A,B49,資料透視表!$C:C) 將公式向右拉動填充值31位元置；
3、在合格率位置輸入公式：= IFERROR((B50-B51)/B50,"") 將公式向右拉動填充值31位元置；
4、在輔助列所有位置輸入1。

5. 視覺化資料呈現

5.1 季度資料統計表的呈現

將季度資料顯示在看板頁面：在看板對應位置輸入「=」號後選擇季度統計表中對應的值即可。將四個季度對應的值全部用同樣方式輸入即可。

5.2 車間不合格數量排名統計表的呈現

通過VLOOKUP+if函數反向查詢對應排名的生產線和不良數量。

在下方區域還可以做一個車間和數量的折線圖，如下圖所示：

公式如下：

1、排名獲取公式：=TEXT(1,"0")。
2、生產線獲取公式：=VLOOKUP(B12,IF({1,0},表3[[#全部],[排名]],表3[[#全部],[生產車間]]),2,FALSE)。
2、數量獲取公式：=IFERROR(VLOOKUP(C13,下拉資訊!$J:$K,2,FALSE),'')。

5.3 每日合格率統計表的呈現

插入條形圖：選擇合格率所有資料（下圖紅框區域）點選插入圖表。

  • 選擇圖表。右鍵選擇資料

  • 新增輔助列資料：點選新增按鈕。

  • 在紅色框區域選擇輔助列的值。並點選排序按鈕，將系列2的值排到上面，如下圖所示。

  • 圖表設定：將圖表系列重疊調為100%。然後再將系列2的圖表填充設定為無填充，將邊框顏色設定為綠色。將系列1的圖表填充為綠色，邊框設定為無填充。系列1填充為黃色。

  • 將設定好的圖表剪下到看板主介面對應位置，並拖動大小。更改背景填充顏色為深藍色、橫縱座標字型的顏色為白色。
  • 切片器設定：將資料透視表的切片器剪下至看板主介面對應位置：在設計位置輸入12（對應12個月份），並調節寬度與高度到合適位置，如下圖所示。

5.4 負責人不合格數量佔比統計表的呈現

選擇負責人和佔比資料插入旭日圖或環形圖即可。將插入的圖表剪下至看板對應位置，調整大小和背景顏色即可。

調整大小與格式後如圖所示：

負責人對應的不合格數量的計算公式如下：

不合格數量：=SUMIF(資料透視表!$A:A,G23,資料透視表!$C:C)。

5.5 年度資料統計表的呈現

全年資訊彙總也是通過VLOOKUP+IF函數，通過排名反向查詢專案名，生產數量、不良數量等資訊。

計算公式如下：

1、排名：= TEXT(1,"0")。
2、專案名：=VLOOKUP(J22,IF({1,0},表1[[#全部],[排名]],表1[[#全部],[專案名]]),2,FALSE)。
3、生產數量：=VLOOKUP(J22,IF({1,0},表1[[#全部],[排名]],表1[[#全部],[生產數量]]),2,FALSE)。
4、不合格數量：=VLOOKUP(J22,IF({1,0},表1[[#全部],[排名]],表1[[#全部],[不合格數量]]),2,FALSE)。
5、合格率：=VLOOKUP(J22,IF({1,0},表1[[#全部],[排名]],表1[[#全部],[合格率]]),2,FALSE)。

5.6 製作動態標題

每個動態表的標題中新增 「動態月」。只需要在標題裡面 輸入 以下公式：

1、= 資料透視表!$B1&"月 車間不合格數量排名"。
2、= 資料透視表!$B1&"月 每日合格率統計"。
3、= 資料透視表!$B1&"月 負責人不合格數量佔比"。

注：資料和excel檔案之後我會同步到git。