實用Excel技巧分享：聊聊如何規範地錄入資料？

手機如何做表格：點選檢視

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Excel處理資料有它自身的一套規則，標準規範的是一個單元格記錄一個屬性。今天我們就來學習一下如何規範地錄入資料。

一、一個單元格一個屬性

如下所示的兩個表格，我們需要對領取數量求和。

E列的資料都帶有單位，資料也變成了文字屬性，需要將資料分列或者單位替換為空才能求和，而K列的資料則是規範的數值，可直接求和。

若想對E列直接求和，在E12單元格輸入公式：=SUM(--LEFT(E2:E11,LEN(E2:E11)-1))，按shift+ctrl+enter結束。

這是一個陣列公式，對於函數小白來說不容易理解和記憶。

而對K列求和那就再簡單不過了。選中K列資料，點選公式-自動求和-求和，就立馬得到了結果。

第二、忌用合併單元格

合併單元格，僅限於需要列印的表單，不需要進行下一步運算統計彙總，比如招聘表等等。

在源資料表中，禁止使用合併單元格。一個規範的資料來源表格應該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行資料完整、結構整齊。

上圖A列包含合併單元格，表面看似很簡潔，處理資料時會遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。

1.公式

比如對設計部的領取數量進行彙總，用公式：=SUMIF(A2:A4,A2,E2:E4)，結果為：8。顯然不正確，因為合併單元格以後的資料，只有首個單元格A2有資料，其餘單元格均為空白。

2.篩選

進行篩選時，也只能得到一條記錄，比如篩選「設計部」的領取數量。

3.排序

如果需要按銷量來排序，會出現下面提示錯誤的對話方塊。

第三、標題不放在工作表

Excel檔案的標題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。

Excel標題行用於儲存每列資料的屬性，如「年齡」、「職務」、「銷售量」欄位，是篩選和排序的欄位依據。

上圖左邊所示的標題「員工銷量統計表」，無非就是告訴大家這是一張什麼表，除此以外不具有任何功能。

所以，可以不用標題佔用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標識出來就可以。

第四、勿用空行空列隔斷資料

如下圖所示，第6、11行為兩個空行隔斷資料。需要篩選下面所有資料，得先選中區域A1：E13，然後篩選。如果中間沒有空行，不需要選中區域，滑鼠放在任意有資料的單元格，直接篩選就可以。

如果中間沒有空行隔斷，滑鼠放在任意有資料的單元格，按ctrl+A就可以全部選定資料，但是有隔斷之後，就不能了。

不僅是篩選，在寫公式時也一樣，對於資料來源，保持資料之間的連續性很重要。

如果確實需要將資料分隔開，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實現。

第五、勿新增多餘的合計行

一張規範的資料來源表格，不應該有下圖的那些合計行。一邊輸入資料，一邊合計求和，方法是不可取的。

資料來源還有隨時增加、刪除的可能性，所以合計也會隨之變動。

正確的做法是，先錄入資料，然後再合計。源資料表為一張表，彙總表為另一張工作表或其餘區域，彙總可以使用函數、資料透視表等完成。

第六、同型別資料儘量使用一張工作表

不在同一張工作表，篩選、排序、參照和彙總，難度增大不少，非常不利於操作。

如下圖所示，所有資料放在一張工作表裡面，按月份篩選、彙總，都很容易實現。

儘管幾十幾百字元的長公式或者一段VBA程式碼能完成多表合併，不過前提還是得看資料來源零散到什麼程度。因此，實際應用，沒必要自己為自己設定障礙和難題。

第七、同一單元格記錄一個屬性

如下所示，A列同一單元格的所有數位相加。

解決這個題目，用了一個很長的陣列公式：

=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))

三鍵結束，得到結果。

如果將上面的資料來源規範下，如下圖所示，不同屬性的資料記錄在不同的單元格。求和就變得非常非常簡單，=SUM(D2:F2)，得到結果。

特別是剛接觸excel，對一些技能還沒有駕馭能力時，儘量地將資料來源規範化，雖然都是很小的問題，也可以節約很多工作時間喲~

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