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實用Excel技巧分享：16000行資料自動分組編號

2022-05-30 14:00:54
在之前的文章《》中，我們瞭解了忽略隱藏列進行求和的方法。而今天我們來聊聊資料分組編號，介紹一下3秒鐘快速實現16000行資料自動分組編號的方法，快來學習學習！

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有16000人蔘與「社保代扣代繳協定」，需要將每16人設定為一組，第1-16行重複編號為1、第17-32行重複編號為2、…、第15985-16000行重複編號為1000。怎麼弄？

上面是前段時間我幫助朋友解決的一個真實問題，我把它稱之為資料分組重複編號。16000行資料，編號值從1到1000。如果採用輸入數位+貼上的方式處理，工作量較大，且容易出錯。基於此，我分享兩種方法給各位，3秒鐘實現16000行資料自動分組編號。

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方法1：函數法

1、操作步驟

（1）編輯「連續重複編號」公式。在A1單元格中輸入公式：=IF(MOD(ROW(A1),16)=0,ROW(A1)/16,INT(ROW(A1)/16)+1)。如下圖所示：

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注：公式中所有數位、符號、標點，都必須在「英文輸入法」狀態下輸入

（2）快速選定「連續重複編號」區域。用滑鼠選點選A1單元格；在Excel位址列輸入A16000; 按住「Shift」 鍵不鬆手，再按「Enter」鍵。完成以上三個步驟之後就可以快速選定需要連續重複編號的區域。如下圖所示：

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（3）快速填充公式。選定「連續重複編號」區域之後，在「開始」索引標籤中，點選「填充」索引標籤，選擇「向下」選項，即可完成公式自動填充。「連續重複編號」結果如下圖所示：

3-1.png4.png

注：很多朋友習慣用滑鼠拖動填充公式，此處由於編號多達16000行，採用滑鼠拖動填充將很耗時，故不推薦使用。

2、函數解釋

公式中共運用了4個函數。我們先來看看這四個函數的各自作用。

  • ROW()函數。ROW()函數返回該行任意一個單元格所在的行號，如：ROW(A13)=13、 ROW(B13)=13。

  • INT()函數。取整函數，如：INT (0.1)=0、INT (2)=2、INT (3.7)=3、INT(-1.1)=-2。即：當x≥0時，INT (x)= x值的整數部分（非四捨五入）；

    當x<0時，INT (x)=（x值整數部分的絕對值+1）乘以-1。

  • MOD()函數。求兩個數相除的餘數，如：MOD(1,16)=1、MOD(16,16)=0。當MOD(x,y)=0時，x即為y的整數倍。（注：第一個引數為被除數，第二個引數為除數）

  • IF()函數。IF()函數有三個引數，即：IF(邏輯判斷表示式,結果1,結果2)，當邏輯判斷表示式成立（即為真：TRUE），IF()函數返回結果1；當邏輯判斷表示式不成立（即為假：FALSE），IF()函數返回結果2。

然後我們來理解整個公式的含義。

=IF(MOD(ROW(A1),16)=0,ROW(A1)/16,INT(ROW(A1)/16)+1)

IF第一引數MOD(ROW(A1),16)=0：判斷單元格所在行號除以16後的餘數是否等於0，也就是行號是否能被16整除。很顯然，16、32等能被16整除，餘數=0，條件成立；15、17等不能被16整除，餘數≠0，條件不成立。

IF第二引數ROW(A1)/16：當第一引數條件成立時，編號等於行號除以16的商。例如：

A16，編號= ROW(A16)/16=16/16=1

A32，編號= ROW(A32)/16=32/16=2

……

IF 第三引數INT(ROW(A1)/16)+1：當第一引數不成立時，編號等於行號除以16的商取整後再加1。例如：

A15，編號= INT(ROW(A15)/16)+1= INT（15/16）+1=INT( 0.9375) +1=0+1=1

A17，編號= INT(ROW(A17)/16)+1= INT（17/16）+1=INT( 1.0625) +1=1+1=2

……

方法2：VBA法

1、操作步驟

（1）進入VBA編輯視窗。按組合鍵Alt+F11（或者單擊「開發工具」索引標籤「Visual Basic」按鈕）進入Excel中的Visual Basic。

（2）在「插入」選單中選擇「模組」命令，然後在右側視窗中輸入以下程式碼：

Sub rep()
Dim i%
For i = 1 To 1000
Sheet2.Range("A" & (16 * i - 15) & ":A" & (16 * i)) = i
Next i
End Sub

（3）按F5鍵（或者單擊快速工具列中的執行按鈕）執行以上程式之後，即可在A1：A16000單元格中快速生成連續重複編號，運算過程不到一秒鐘，如下圖所示。

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2、程式碼解釋

For i = 1 To 1000：用於指定編號的取值範圍。如果編號取值是2到25，則寫成For i = 2 To 25。

Sheet2：用於指定需要編號的工作表。sheet2並非指的是工作表的名稱，而是指Excel工作簿的第2張表（從左向右），若需要在第1張表中生成編號，只需將程式碼改成sheet1即可，其他情況類推。

Range("A" & (16 * i - 15) & ":A" & (16 * i))：用於指定編號的單元格範圍和規則，意思是從A1單元格開始到A（16 * i）單元格止每16個單元格編1個號。

"A"指的是需要生產編號的列號，若需要在B列或C列生成編號，則寫成「B」或者「C」；

若需在某一列第m個單元格開始生成編號，則只需將16 * i – 15替換成16 * i+m-16、16 * i替換成16 * i+m-1即可。

若需要每5個單元格編1個號，並從B1開始編號，則可以寫成Range("B" & (5 * i - 4) & ":B" & (5 * i))

重點回顧

  • 快速選定某區域。用滑鼠選定備選區域左上角的單元格（如：A1）；在Excel位址列輸入備選區域右下角的單元格（如：B16）; 按住「Shift」 鍵不鬆手，再按「Enter」鍵。完成以上三個步驟之後即可快速選定某區域。

  • 巧用Excel函數是關鍵。有很多初學者已經掌握了大量的Excel基本函數，但是就是不知道怎麼樣、何時用、用哪種。我建議大家把Excel基本函數當作我們炒菜的「素材」，把數學規律、事件內隱藏的邏輯關係當作炒菜的「工具」，多思考、勤實踐，那麼再遇到問題，就會「信手捏來」了。

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