實用Excel技巧分享：「條件格式」和「函數公式」配合使用

手機如何做表格：點選檢視

條件格式大家都會玩，但如何同時找出100行資料中每一行的最大值並標註出來，相信你應該不知道。今天我們通過2個範例跟大家一起學習一下條件格式配合函數公式後的用法。

範例一【多行資料的最高分標色】

說起用條件格式標註出最大值，相信大家都知道，使用如下圖所示的「專案選取規則」裡的各項就可以完成，但是這個操作比較受限制。如果我們有100行資料，要同時把每一行的最高值標註出來呢？下面給大家講解用公式解決這個問題。

近期進行excel、word、ppt、綜合四個科目階段考核。表中記錄了學員考試成績，現在需要同時將每一位學員的最高分所在單元格用綠色填充。

操作步驟：

（1）選中D2:G13資料區域後單擊【開始】索引標籤中【條件格式】，選擇【新建規則】。

（2）開啟【新建格式規則】對話方塊後選擇【使用公式確定要設定格式的單元格】規則型別。在下方的編輯規則說明中輸入公式=AND(D2=MAX($D2:$G2),D2<>"")。單擊【格式】將單元格填充顏色設定為綠色。

函數公式解析

（1）D2=MAX($D2:$G2)判斷D2是否等於$D2:$G2區域中的最大值，如果相同則返回TRUE，否則返回FALSE。 其中列座標加了$符號為絕對參照，這樣資料便都是在D-G列進行判斷。行座標為相對參照，每向下移一行，公式就自動變為對應的行座標。

（2）D2<>「」表示D2大於小於也就是不等於空白單元格，則返回TRUE，否則返回FALSE。

（3）AND函數判斷以上2個條件是否都為真，如果都為真則返回TRUE，單元格將填充綠色。

編輯完成格式規則後單擊【確定】進入【條件格式設定管理器】（備註：條件格式設定管理器可以理解為儲存設定好的條件格式）

在管理器中看到了剛剛設定的條件格式，當前條件格式應用的區域固定為$D$2:$G$13單元格區域。如果我們的資料區域發生了變化，只需修改應用單元格區域即可。

單擊上圖中的【應用】-【確定】就完成了最高分標色。最終結果如下。

大家可以試著改一下公式並將最低分標色哦！

範例二【合同到期提醒】

如何在表格中設定合同到期提醒？相信做合同管理的夥伴都有這樣的需求。最簡單的方式是使用「條件格式」裡的「發生日期」，可以將即將到期的資料所在單元格用特殊顏色顯示。

但是這種方式只有下面幾個選項，若我想要找出5天內將要到期的合同呢？就需要使用函數公式了。

下表是聯通集團公司行銷部員工勞動合同記錄表，表中記錄員工入職時間以及合同終止時間。現在需要通過條件格式把合同即將期滿的員工自動標色提醒。

操作步驟：

（1）選中H2:H13資料區域後單擊【開始】索引標籤中的【條件格式】。選擇【新建格式規則】，開啟【新建格式規則】對話方塊後選擇【使用公式確定要設定格式的單元格】

（2）在編輯規則說明中我們輸入設定條件為=DATEDIF(TODAY(),H2,"d")<5，單元格格式設定為紅色。

可能很多小夥伴還不是很熟悉DATEDIF(TODAY(),H2,"d")<5含義。DATEDIF函數是Excel中隱藏函數，在單元格中輸入函數首字母是不會自動出現這個函數，必須輸入完整的函數。DATEDIF函數主要的功能是計算兩個日期之間的差值，其語法為「DATEDIF（日期1，日期2，「單位（年、月、日）」）」。

下面我們用一張表簡單介紹一下這個函數：

大家可以看到，我們通過入職日期與當前日期（today()返回當前日期）進行對比，分別以「y」、「m」、「d」為計算單位，依次返回兩個日期相差的年數、月數、天數。注意：函數公式第1個引數為小的日期，第2個引數為大的日期。

理解了DATEDIF函數後，我們不難理解前面設定合同到期提醒的公式DATEDIF(TODAY(),H2,"d")<5，其含義為統計2個日期相差的天數，然後判斷該天數是否小於5，如果小於5則標註紅色。這裡要注意的是，合同到期日期是大於當前日期的，所以TODAY()為第1個引數，H列為第2個引數。

今天我們通過2個範例跟大家分享了在條件格式中結合公式來判斷資料並標註。現實工作中相關的範例非常多，比如：

1、 通過=COUNTIF($H$3:$H$13,H2)>1函數，可以標註重複資料。

2、 通過=VLOOKUP($H2,$M:$M,1,0)<>"#N/A"函數，將匹配到的單元格直接標色。大家可以試著操作一下哦！

相關學習推薦：

以上就是實用Excel技巧分享：「條件格式」和「函數公式」配合使用的詳細內容，更多請關注TW511.COM其它相關文章！