Python-docx實戰：同事要我幫忙補寫178份日報！別吧

前言

不久前，一個同事有個專案要向領導交差，其中一部分工作是根據 excel 表中的每日資料，按格式整理成日報寫入 word。好傢伙！足足 178 天的量要補，如果要靠複製貼上，豈不是肝到吐血，（你給我自己解決啊！）好吧ojbk，是時候祭出 Python 辦公自動化了。

一、基礎資料整理

首先讓我們來看看資料樣本和輸出檔案的需求（敏感資料已做和諧處理）：原始 excel 檔案中有 n 個子表，每個子表為一天的資料，存在無記錄和有記錄（部門數 ≥ 1，每個部門記錄數 ≥ 1）兩種情況，需分別整理成兩種日報，一為純文字描述，二為附帶表格的檔案。

擼起袖子，開罵！哦不，開始寫程式碼！

先將子表合成一個，便於統一觀察每日資料記錄的規律，也方便後期處理。使用 xlrd 庫讀表，獲取工作簿中的活動表名，再使用 pandas 庫遍歷子表以合併，dataframe 格式的資料對 excel 表的相性絕佳。

def merge_sheet(filepath): # 合併多個同表頭的子表
    wb = xlrd.open_workbook(filepath)
    sheets = wb.sheet_names()
    df_total = pd.DataFrame()
    for name in sheets:
        df = pd.read_excel(filepath, sheet_name=name)
        df_total = df_total.append(df)
    df_total.to_excel("merge.xlsx", index=False)

二、輸出兩種日報

（一）、純文字檔案

根據需要輸出的日報樣式，輸出無記錄的日報只需讀取【日期】列和【填報部門】列，將【填報部門】列為無的日期段按每日輸出即可。觀察原表資料，直接篩選無填報記錄的資料丟到命名為「無」的子表裡。

這裡也可以利用 .groupby() 對【填報部門】列分組，取「無」的那一組，可是要注意一點：雖然 Python 很強大，但不需要將所有事情都交給 Python 做。

匯入庫和模組如下：

import pandas as pd
import xlrd
from docx import Document
from docx.shared import Pt
from docx.shared import Inches
from docx.oxml.ns import qn
from docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT
from docx.enum.section import WD_ORIENTATION

基本流程很簡單，讀入無填報記錄的資料，按日期輸出 word 檔案。

def wu_to_word(filepath):
    df = pd.read_excel(filepath, sheet_name="無")
    date_list = list(df['日期'])
    for d in date_list:
        filename = wordname+str(d)+"）.docx"  # 輸出的word檔名
        title = "("+str(d)[:4]+"."+str(d)[4:6]+"."+str(d)[6:8]+")"  # 副標題日期XXXX.XX.XX
        word = str(d)[:4]+"年"+str(d)[4:6]+"月"+str(d)[6:8]+"日"  # 開頭、落款日期XXXX年XX月XX日
        wu_doc(title, word, filename)
        print(f"檔案：{filename},{title},{word} 已儲存")

每份檔案都會用到的同樣的內容也可以先設定好。

wordname = 「XX公司業務資料表（日報」
all_title = " XX公司業務報告"

生成 word 內容，不加表格的情況下還是比較容易實現的，注意調整好格式。

def wu_doc(title,word,filename):  # 傳入副標題日期，文段開頭及落款的日期，檔名
    doc = Document()  # 建立檔案物件
    section = doc.sections[0]  # 獲取頁面節點
section.orientation = WD_ORIENTATION.LANDSCAPE  # 頁面方向設為橫版
new_width, new_height = section.page_height, section.page_width  # 將原始長寬互換，實現將豎版頁面變為橫版
    section.page_width = new_width
    section.page_height = new_height
    # 段落的全域性設定
    doc.styles['Normal'].font.name = u'宋體'  # 字型
    doc.styles['Normal']._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), u'宋體')  # 中文字型需再新增這個設定
    doc.styles['Normal'].font.size = Pt(14)  # 字號 四號對應14
    t1 = doc.add_paragraph()  # 新增一個段落
    t1.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t1 = t1.add_run(all_title)  # 新增段落內容（大標題）
    _t1.bold = True  # 加粗
    _t1.font.size = Pt(22)
    t2 = doc.add_paragraph()  # 再新增一個段落
    t2.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t2 = t2.add_run(title + "\n")  # 新增段落內容（副標題）
    _t2.bold = True
    doc.add_paragraph(word + "無記錄。\n\n").paragraph_format.first_line_indent = Inches(0.35)  # 新增段落同時新增內容，並設定首行縮排
    doc.add_paragraph(word).paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT  # 落款日期右對齊
    doc.save(dir+filename)  # 按路徑+檔名儲存

執行！104 份無填報記錄的日報就寫好啦，乾脆就這樣交差吧，剩下的不想研究了哈哈哈。

（二）、附表格檔案

有報送記錄的資料處理起來相對複雜一點，先看一下原始資料。

比如 X 年 X 月 X 日，有 N 個部門填報了資料，根據檔案樣例，文段描述部分需要整理成如下格式：

部門 A：「報送內容1」 X條記錄；「報送內容2」 Y條記錄；部門 B：……；部門 C：……；

而附件表格部分需整理成如下格式，可以預想把每一行需要的資料整理一個 list，按行寫入表格：

一級指標	二級指標	三級指標	四級指標	各部門報送情況	備註
lalala	hahaha	balabala	若為空則沿用上級	部門A：報送內容1	有記錄未上傳，沒報，系統崩了
aaa	bbb	ccc	ddd	部門A：報送內容2	已上傳，報的好
…	…	…	…	部門B：報送內容1	…

基本流程類似，讀表後先按日期分組，每一組含一天中的一個或多個部門資料，再生成某一天的附件需要的表格，接著整理文段描述，最後按日期輸出每一天的 word 檔案。

def what_to_word(filepath):
    df = pd.read_excel(filepath, sheet_name="有")
    df.fillna('', inplace=True)  # 替換nan值為空字元
    dates = []  # 日期列表
    df_total = []  # 分日期存的所有df
    list_total = []  # 每一份word中需要的表資料合集
    for d in df.groupby('日期'):
        dates.append(d[0])
        df_total.append(d[1])
    for index,date in enumerate(dates):
        list_oneday = []  # 某一個word所需的表資料
        for row in range(len(df_total[index])):
            list_row = get_table_data(df_total, index, row)  # 其中一行資料
            list_oneday.append(list_row)
        list_total.append(list_oneday)
    for index, date in enumerate(dates):
        filename = wordname+str(date)+"）.docx"  # 輸出的word檔名
        title = "("+str(date)[:4]+"."+str(date)[4:6]+"."+str(date)[6:8]+")"  # 副標題日期XXXX.XX.XX
        word = str(date)[:4]+"年"+str(date)[4:6]+"月"+str(date)[6:8]+"日"  # 開頭、落款日期XXXX年XX月XX日
        sentence = get_sentence(df_total, index)  # 某一天的文段描述
        what_doc(title, word, sentence, list_total[index], filename)  #傳入需要的內容後輸出檔案
        print(f"檔案：{filename} 已儲存")

下面讓我們分別看看整理表格、整理文段、輸出檔案是如何實現的。

1、整理表格

獲取 excel 表中的一行資料（說明：df_total[df_index] 為一個 dataframe，其 values 為一個二維的 numpy 陣列），整理各級指標、各部門報送情況和備註，返回一個列表。

def get_table_data(df_total, df_index, table_row):
    list1 = df_total[df_index].values[table_row]  # excel表中的一行
    list2 = list1[3:7]  # 一至四級指標
    for i in range(len(list2)):  # 當前指標為空則沿用上級指標
        if list2[i] == '空' and i != 0:
            list2[i] = list2[i - 1]
    content = list1[2] + ":\n" + list1[-4]  # 報送內容
    if '否' in list1[-2]:  # 備註
        remark = '有記錄未上傳，' + str(list1[-1])
    else:
        remark = '已上傳'
    list3 = list2.tolist()  # 需填入word中的表資料，由numpy陣列轉為list列表
    list3.append(str(content))
    list3.append(str(remark))
    return list3

2、整理文段

對當日資料中的【填報部門】列中的唯一值計數，得知有 N 個部門填報了資料。對部門分組，獲取其相關資訊，組合成 [（報送內容，記錄數，是否上報，備註）] 的格式，再整理出形如 「有N個部門報送了資料：部門X：「 報送內容XXX 」 X條記錄；… …」 的描述串。

def get_sentence(df_total, df_index):
    df_oneday = df_total[df_index]
    num = df_oneday['填報部門'].nunique()  # 部門的數量
    group = []  # 部門名稱
    detail = []  # 組合某個部門的資料，其中元素為元組格式(, , , )
    info = ''  # 報送情況描述
    for item in df_oneday.groupby('填報部門'):
        group.append(item[0])
        detail.append(
            list(
                zip(
                    list(item[1]['報送內容']),
                    list(item[1]['記錄數']),
                    list(item[1]['是否上報']),
                    list(item[1]['備註'])
                )
            )
        )
    for index, g in enumerate(group):  # 整理每個部門的填報情況
        mes = str(g)+'：'  # 部門開頭
        for i in range(len(detail[index])):
            _mes = detail[index][i]
            if int(_mes[1])>0:
                mes = mes + f'「{_mes[0]}」{_mes[1]}條記錄；'
        info = info + mes
    info = info[:-1]+"。"  #將最後一個分號替換成句號
    sentence = f"有{num}個部門報送了資料：{info}"
    return sentence

3、輸出檔案

（耐心警告！）調整 word 中的文字和表格樣式的操作比較繁瑣，需一步一步設定，預設表頭如下：

table_title = [‘一級指標’, ‘二級指標’, ‘三級指標’, ‘四級指標’, ‘各部門報送情況’, ‘備註’]

其他詳見程式碼註釋。

def what_doc(title, word, sentence, table, filename):  # 傳入副標題日期，開頭/落款日期，文段，表資料，檔名
    doc = Document()
    section = doc.sections[0]
    new_width, new_height = section.page_height, section.page_width
    section.orientation = WD_ORIENTATION.LANDSCAPE
    section.page_width = new_width
    section.page_height = new_height
    # 段落的全域性設定
    doc.styles['Normal'].font.name = u'宋體'  # 字型
    doc.styles['Normal']._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), u'宋體')  # 中文字型需再新增這個設定
    doc.styles['Normal'].font.size = Pt(14)  # 字號 四號對應14
    t1 = doc.add_paragraph()  # 大標題
    t1.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t1 = t1.add_run(all_title)
    _t1.bold = True
    _t1.font.size = Pt(22)
    t2 = doc.add_paragraph()  # 副標題
    t2.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t2 = t2.add_run(title + "\n")
    _t2.bold = True
    doc.add_paragraph(word + sentence +"\n\n").paragraph_format.first_line_indent = Inches(0.35)  # 首行縮排
    doc.add_paragraph(word).paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT  # 右對齊
    doc.add_paragraph("各部門具體報送情況見附件：")

    doc.add_page_break()  # 分頁---------------------------------------------------------------
    fujian = doc.add_paragraph().add_run("\n附件")
    fujian.bold = True
    fujian.font.size = Pt(16)
    t3 = doc.add_paragraph()  # 附件大標題
    t3.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t3 = t3.add_run("XX公司業務資料表")
    _t3.bold = True
    _t3.font.size = Pt(22)

    rows = len(table)+1
    word_table = doc.add_table(rows=rows, cols=6, style='Table Grid')  # 建立rows行、6列的表格
    word_table.autofit=True  # 新增框線
    table = [table_title] + table  # 固定的表頭+表資料
    for row in range(rows):  # 寫入表格
        cells = word_table.rows[row].cells
        for col in range(6):
            cells[col].text = str(table[row][col])
    for i in range(len(word_table.rows)):    # 遍歷行列，逐格修改樣式
        for j in range(len(word_table.columns)):
            for par in word_table.cell(i, j).paragraphs:  # 修改字號
                for run in par.runs:
                    run.font.size = Pt(10.5)
            for par in word_table.cell(0, j).paragraphs:  # 第一行加粗
                for run in par.runs:
                    run.bold = True
    doc.save(dir+filename)

執行！74份有記錄的日報也寫好啦，一共178份。

一頓操作猛如虎，總算是批次生成了日報，盒飯該加個雞腿子了吧… …